Programas - Softwares - que Integram um Sistema ERP, De Estoque a Emissão de NFe

segunda-feira, 6 de abril de 2015

Sistema Integrado

Programas (Softwares) que Integram um Sistema ERP, De Estoque a Emissão de NFe

Seja para loja de roupas, restaurantes ou supermercados devem utilizar um sistema ERP, todos esses seguimentos utilizam ferramentas comuns em um software de gestão empresarial, a utilização desse tipo de software pode interferir significativamente no faturamento de uma empresa desde a produção a comercialização, venda, pós venda e crediário. Os componentes de um sistema erp é muitas vezes chamados de módulos.


Os módulos são desenvolvidos ou habilitados conforme a necessidade de cada empresa e seguimento, para entender melhor o que são os módulos irei citar alguns que são comuns na maioria dos comércios.

·         Cadastro de produtos - Inclui além de descrição, preço e código, também informações com fornecedor, preço de compra, margem de lucro, formação de preços, seção, grupo, fornecedor, marca, informações fiscais e muito mais.

·         Cadastro de clientes - quanto mais detalhado for o cadastro de um cliente melhor para que a empresa possa tomar decisões diferentes para grupos diferentes de clientes.

·            Financeiro - pode dar opção desde cadastrar contas a pagar e a receber vinculada a vendas e clientes como também importação de arquivos bancários e emissão de boletos bancários.

·   Recursos Humanos -  cálculo de salários e comissões, admissão e demissão, etc.

·       Fluxo de Caixa - opção para várias contas caixas como banco, caixa diário, caixa mensal ou outros que possa ser transferido, baixado, inserido, acumula saldo de vendas e contas a receber e outras funções necessárias para movimentação de caixa.

·     Movimentação de usuários - possibilidade de ver o que cada usuário fez dentro do sistema.

·        Relatórios - cobrança, vendas, contas a pagar, contas a receber e etc.

·   Emissão de Notas Fiscais -  notas fiscais eletrônicas (NFE) e notas fiscais eletrônicas de consumidor (NFCE).

·         Contabilidade - cálculo de impostos, apuração de lucratividade, exportação de arquivos de nfe, sped fiscal, inventario e outros.

 Todos estes módulos e muitos outros podem integrar um sistema erp

Software de Cadastro de Produtos

Um único produto contem milhares de informações, por incrível que pareça e quanto mais detalhe se tem de um item, melhor o controle que se faz em um estoque.

Descrição – Informação resumida que será apresentada em uma consulta feita por um usuário do sistema Ex.: “CAMISA MANGA LONGA TOPNIZA COR VERMELHA TAM. M “a descrição de ser o mais clara possível para facilitar a busca.

Grupo – Em que grupo se encaixa cada produto a camisa por exemplo pode estar no grupo roupas ou vestimentas enquanto que arroz estaria no grupo alimentos.

Seção - Podem ser criadas seções como por exemplo “perecíveis” ou “hort. frut.”.

Marca – Nome da marca criada pelo fabricante ou produtor ex. TOPNIZA.

Fornecedor – Empresa que revende ou o próprio fabricante.

Código de fabricação/fornecedor -  Código de controle do fabricante que geralmente vem na NFE

Modelo – por exemplo manga longa, ou Moto G

Aplicação ou Características – camisa social, celular dois chips.

Número de série – geralmente os eletrônicos possuem um número para diferenciar da enorme variedade que é chamado número de série N/S

Código EAN - (sigla de European Article Number) fonte: Winkipedia

Tempo de Garantia – tempo que o fabricante oferece ao consumidor como garantia contra defeitos de fabricação do produto.

Preços – cálculos de preço de custo, frete, imposto, porcentagem aproximada de custos gerais dividida proporcionalmente a cada produto (custo funcional), formação do custo final do produto, margem de lucro, preço de venda varejo e atacado.

Consulta CNPJ em Cadastro de Clientes

O cadastro de clientes pode ser feito preenchendo todos os dados todo manualmente ou por consulta CNPJ no sistema SINTEGRA que baixa os dados relacionados nos campos de cadastro do software. Pode também se integrar com o SPC para consultar credito. O cadastro de cliente precisa ser muito bem alimentado como o máximo de informação possível e atualizado periodicamente de preferência que haja um histórico de dados anteriores pois o bem mais precioso de uma empresa é o cliente e com os dados completos facilita em uma campanha de marketing onde a empresa pode oferecer produtos e créditos diferentes a cada grupo de clientes

Software Controle de Estoque

O controle de estoque é feito considerado qualquer tipo de lançamento relacionado a entrada e saída de produtos, o saldo de estoque pode ser inserido no cadastro do produto como saldo inicial ou na entrada/reposição de estoque quando não é preciso fazer um novo cadastro do produto mas sim dar entrada e assim alterando seu saldo atual. Existem várias maneiras de dar entrada ou saída de mercadorias, um exemplo de entrada é a importação de XML, exemplo de saída é a venda.

 

Um bom ERP armazena toda essa movimentação para posteriormente poder verificar a quantidade e a origem da movimentação, se foi por venda ou alteração manual, se foi por importação xml ou por cadastro em saldo inicial, tudo isso facilita em uma auditoria, balanço ou em qualquer outra conferencia de estoque necessária.

O saldo em estoque interfere diretamente no capital da empresa, por isso deve ser muito bem organizado.

 

Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa são os atos de receber, pagar, transferir saldos entre caixas dentro da empresa ou entre a empresa e os bancos, os dados do caixa podem ser analisados por períodos determinados como fluxo de caixa diário, semanal, mensal e assim por diante.

Nota Fiscal Eletrônica


Nota fiscal eletrônica (NFE) é gerada dentro do software erp, o usuário efetua uma venda que pode automaticamente ser convertida em nfe e também enviá-la ao cliente via e-mail em formato xml e pdf.

O processo é basicamente os seguintes:      
Gerar - pega os dados da venda e gera um arquivo nfe no formato xml baseado em um modelo predefinido pela secretaria da fazenda com os respectivos dados da nota como cadastro do cliente, cadastro dos produtos vendidos com detalhes, informações da empresa que usa o emissor nota fiscal o seja a empresa que emitiu a nota fiscal.

Assinar – Através de um certificado digital, é feita a assinatura eletrônica para garantir a integridade dos dados.

Enviar – Envia o arquivo xml para o sistema portal da nfe.

Consultar – Consulta recebimento e retorna o protocolo.

A partir do momento em que uma nota fiscal eletrônica é protocolada ela estará disponível para download no sistema do secretaria da fazenda o portal nfe.

Resumo

Espero que essas informações sejam úteis na hora de você escolher um sistema para sua empresa, muitas pessoas não sabem bem o que se pode ter em um software por isso resolvi falar um pouco sobre isso resumidamente citando alguns componentes e suas funções.

Você já tem um sistema em seu comércio? Gostaria de saber mais?


Deixe um comentário que responderei o mais breve possível por comentário ou em um novo artigo.

Nenhum comentário:

Postar um comentário

 

Seguidores